Select Language: English | Русский

Внедрение

Виды внедрений

Приняв решение об установке системы электронного документооборота (СЭД), руководитель компании сталкивается с непростым выбором. На российском рынке существует порядка 30 фирм-разработчиков, продающих СЭД. Есть три подхода к созданию системы:


  1. продажа готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
  2. разработка с нуля (заказные разработки);
  3. комбинированный подход ЭлектроОфис — доработка специфических модулей, но на базе уже готовой платформы.


Выбирая один из описанных вариантов СЭД, их обычно рассматривают по нескольким критериям, главными из которых являются:


  1. соответствие программного обеспечения процессам предприятия;
  2. полезность решения;
  3. стоимость необходимого оборудования и инфраструктуры;
  4. стоимость лицензионного программного обеспечения;
  5. качество услуг консультантов по постановке задачи;
  6. стоимость разработки и внедрения решения;
  7. время обучения персонала компании использованию данного решения;
  8. стоимость технической поддержки и сопровождения системы;
  9. время, необходимое для поддержания информации в актуальном состоянии.


Проведя небольшой анализ, легко понять, что и первый, и второй вариант имеют недостатки. Так, ни одна готовая СЭД не может в полной мере удовлетворить все нужды конкретной компании. Производитель утверждает, что с помощью уже разработанной когда-то для кого-то «коробочной» программы он сможет оптимизировать документооборот любого предприятия. Однако на деле такие внедрения часто проходят не так гладко, как хотелось бы. Кроме того, в подавляющем большинстве случаев, заказчику продается дорогая лицензия, после чего ее необходимо докупать каждый раз, когда в офисе появляется новое рабочее место. Также регулярно требуется оплачивать стоимость технической поддержки и обновлений.


Разработка с нуля имеет другие недостатки. Это весьма трудоемкий процесс, который требует много времени, а, следовательно, стоит дорого. Кроме того, компания понесет дополнительные расходы на установку нового программного обеспечения, покупку нового оборудования, обучение персонала (индивидуально-настраиваемые СЭД значительно отличаются от стандартных компьютерных программ, поэтому для работы с ними необходимы дополнительные навыки).


Самым оптимальным является комбинированный подход ЭлектроОфис: специфические модули разрабатываются на основе уже готовых решений. В этом случае процесс создания и внедрения СЭД занимает немного времени и полностью удовлетворяет нуждам предприятия. Именно такой подход используется при лицензировании ЭлектроОфис: мы сделали его базовой платформой, к которой спроектируем и разработаем необходимые дополнительные модули.


Цикл внедрения

Цикл разработки и внедрения СЭД  ЭлектроОфис включает в себя несколько ступеней работы.


Цикл внедрения


  • Подготовка — сбор и обработка требований. Предварительное планирование этапов работы, сроков, ресурсов и стоимости.
  • Проектирование дополнительных модулей — получение технических заданий, разработка спецификаций.
  • Создание портала.
    • Дизайн — получение графических макетов, визуальных форм, разработка интерфейсов. Создание индивидуального корпоративного стиля.
    • Кодирование — получение исходного кода.
    • Документирование — получение возможности передачи накопленных знаний другим разработчикам.
    • Тестирование — проверка портала на соответствие всем предъявляемым к ней требованиям при проектировании.
  • Поддержка.
    • Внедрение — установка программного обеспечения, обучение пользователей.
    • Сопровождение — исправление выявленных ошибок, поддержка пользователей.